Porovnanie spôsobov evidencie dochádzky zamestnancov: papier, Excel, kartička, biometria

Evidencia dochádzky je kľúčovým prvkom personálneho riadenia každej firmy. Nie je to len o tom, kto kedy prišiel a odišiel – kvalitne nastavený systém dochádzky pomáha šetriť čas, predchádzať chybám a zvyšuje transparentnosť.

Papierová evidencia

Ako funguje:
Zamestnanci zapisujú príchody a odchody ručne do knihy alebo na formulár.

Nevýhody:

• Vysoká chybovosť a možnosť manipulácie
• Pracnosť pri spracovaní údajov
• Nevhodné pre flexibilnú pracovnú dobu alebo home office
• Vysoké riziko straty alebo poškodenia papierových záznamov (napr. v prípade požiaru, vody, presunu kancelárie)

Excel tabuľka na dochádzku

Ako funguje:
Dochádzka sa zaznamenáva do tabuľky – ručne alebo pomocou jednoduchých vzorcov. Môže ísť o lokálny alebo cloudový súbor.

Nevýhody:

• Riziko chýb pri ručnom zadávaní
• Možnosť neúmyselných úprav alebo vymazania dát
• Vyššie nároky na kontrolu a správnosť

Dochádzkové kartičky (čipy, RFID)

Ako fungujú:
Zamestnanec si pri vstupe/odchode priloží kartu k čítačke. Dáta sa ukladajú do systému.

Nevýhody:

• Možnosť zneužitia (napr. „pípnutie“ za kolegu)
• Strata alebo zabudnutie karty vedie k dodatočným nákladom a narušeniu procesu
• Potreba inštalácie hardvéru na čítanie čipov/kariét (často na viacerých vstupoch v budove)
• Údržba a evidencia samotných kariet/čipov (najmä pri vysokej fluktuácii zamestnancov)

Biometrická evidencia (odtlačok prsta, rozpoznanie tváre)

Ako funguje:
Systém identifikuje zamestnanca na základe fyziologických znakov.

Nevýhody:

• Vyššie počiatočné investície do hardvéru 
• Práca s citlivými osobnými údajmi – systém musí byť v súlade s GDPR, vrátane získania informovaného súhlasu a zabezpečenia dát
• Môže naraziť na odpor zamestnancov, najmä kvôli obavám o súkromie

Čo zvoliť?

Ako si vybrať systém, ktorý porastie s vašou firmou

Pri výbere systému evidencie dochádzky je dôležité zohľadniť nielen aktuálne potreby, ale aj budúci rast firmy. Menším tímom môže chvíľu postačovať Excel tabuľka na dochádzku či jednoduché riešenie bez hardvéru. No s pribúdajúcimi zamestnancami narastá aj potreba automatizácie, bezpečnosti a presných dát.

Ideálne je zvoliť systém, ktorý umožňuje začať jednoducho – napríklad prostredníctvom mobilnej aplikácie – a neskôr rozšíriť funkcionalitu o pokročilejšie možnosti, ako je biometrická identifikácia. Moderné cloudové riešenia, ako napríklad Fingera, ponúkajú flexibilitu, vďaka ktorej netreba robiť kompromisy medzi cenou a funkčnosťou – sú dostupné aj pre menšie firmy a zároveň škálovateľné pre veľké organizácie.

Fingera umožňuje začať už od troch zamestnancov, bez potreby náročnej implementácie – s prehľadnou webovou aplikáciou, mobilným prístupom a možnosťou neskoršieho doplnenia biometrických terminálov. Pričom systém je plne v súlade s GDPR a podporovaný lokálnym tímom.