Porovnání způsobů evidence docházky zaměstnanců: papír, Excel, kartička, biometrie

Evidence docházky je klíčovým prvkem personálního řízení každé firmy. Není to jen o tom, kdo kdy přišel a odešel. Kvalitně nastavený systém docházky pomáhá také šetřit čas, předcházet chybám a zvyšuje transparentnost.

Papírová evidence

Jak funguje:
Zaměstnanci zapisují příchody a odchody manuálně do knihy nebo na formulář.

Nevýhody:

• Vysoká chybovost a možnost manipulace
• Pracnost při zpracování dat
• Nevhodné pro flexibilní pracovní dobu nebo home office
• Vysoké riziko ztráty nebo poškození papírových záznamů (např. při požáru, vytopení či stěhování kanceláře)

Tabulka docházky v Excelu

Jak funguje:
HR oddělení, manažeři nebo i samotní zaměstnanci zaznamenávají docházku v tabulkách Excelu, a to manuálně, nebo pomocí jednoduchých vzorců. Může se jednat o lokální i cloudový soubor.

Nevýhody:

• Riziko chyb při manuálním zadávání záznamů do tabulky na docházku
• Možnost neúmyslných úprav nebo vymazání dat
• Vyšší nároky na kontrolu a správnost

Dochádzkové kartičky (čipy, RFID)

Jak fungují:
Zaměstnanec při vstupu/odchodu přiloží kartu ke čtečce. Data se ukládají do systému.

Nevýhody:

• Možnost zneužití (např. „pípnutí“ za kolegu)
• Ztráta nebo zapomenutí karty vede k dodatečným nákladům a narušení procesu
• Potřeba instalace hardwaru pro čtení čipů/karet (často na více místech v budově)
• Údržba a evidence samotných karet/čipů (zejména při vysoké fluktuaci zaměstnanců)

Biometrická evidence (otisk prstu, rozpoznávání tváře)

Jak funguje:
Systém identifikuje zaměstnance na základě fyziologických znaků.

Nevýhody:

• Vyšší počáteční investice do hardwaru 
• Práce s citlivými osobními údaji – systém musí být v souladu s GDPR, včetně získání informovaného souhlasu a zabezpečení dat
• Může narazit na odpor zaměstnanců, zejména kvůli obavám o soukromí

Co zvolit?

Jak si vybrat systém, který bude růst s vaší firmou?

Při výběru systému evidence docházky je důležité zohlednit nejen aktuální potřeby, ale také budoucí růst firmy. Menším týmům může ze začátku postačovat evidence  docházky v tabulkách nebo jednoduché řešení bez hardwaru. Ale s přibývajícími pracovníky narůstá potřeba automatizace, bezpečnosti a přesných dat.

Ideální je proto zvolit systém, který umožňuje začít zaznamenávat docházku jednoduše, například prostřednictvím mobilní aplikace, a později rozšířit funkcionalitu o pokročilejší možnosti, jako je biometrická identifikace. Moderní cloudová řešení, jako například Fingera, nabízejí flexibilitu, díky které není třeba dělat kompromisy mezi cenou a funkčností. Jsou dostupné také pro menší firmy a zároveň škálovatelné pro velké organizace.

Fingera umožňuje začít již od tří zaměstnanců bez potřeby náročné implementace, s přehlednou webovou aplikací, mobilním přístupem a možností pozdějšího doplnění biometrických terminálů. Přičemž systém je plně v souladu s GDPR a podporován lokálním týmem.