Ako Fingera zjednodušuje spracovanie miezd v praxi

Rozhovor s Máriou Skopíkovou, Payroll & Controlling Specialist v spoločnosti Innovatrics

Spracovanie miezd je neoddeliteľnou súčasťou fungovania každej firmy.  Zahŕňa kontrolu dochádzky, absencií, nárokov aj legislatívnych podmienok. Ako v tomto procese pomáha systém Fingera? Rozprávali sme sa s účtovníčkou Máriou, ktorá ho využíva v každodennej praxi.

Ako vyzerá proces spracovania miezd vo vašej firme?

Mária:  Na spracovanie miezd mám približne týždeň každý mesiac. Fingera používam ako hlavný zdroj dát o dochádzke – eviduje prítomnosti, absencie, dovolenky aj špecifické udalosti.

Na konci mesiaca si z Fingery vyexportujem údaje do Excelu a následne ich importujem do mzdového systému (Pohoda). Tam sa mzdy vygenerujú a ja robím kontrolu – porovnávam, či údaje sedia.

Čo konkrétne kontrolujete?

Mária:  Kontrolujem hlavne:

• dovolenky,
• PN ,
• absencie,
• odpracované hodiny.

Porovnávam zostatky fondov  zo systému Fingera s tým, čo vygeneruje mzdový systém. Kontrolu robím po skupinách zamestnancov, a musí sedieť presne „na číslo“. Stačí malá odchýlka a musím spätne dohľadávať, kde vznikla chyba.

V čom vám Fingera najviac pomáha?

Mária:  Najväčšia výhoda je, že:

• mám všetky dáta o dochádzke na jednom mieste,
• systém vie presne rozlíšiť, čo sa považuje za odpracovaný čas a čo nie,
• výrazne mi skracuje manuálne počítanie.

Napríklad pri stravnom:  Fingera presne vie, za ktorý deň vzniká nárok – podľa odpracovaného času a typu udalosti.

Môžete to vysvetliť na príklade stravného?

Mária:  Áno. Nárok na príspevok na stravovanie vzniká napríklad až po odpracovaní viac ako 4 hodín.

Fingera:

• automaticky vyhodnotí, či podmienka bola splnená,
• zohľadní aj výnimky (napr. služobná cesta – pracuješ, ale nárok nevzniká),
• priradí nárok ku konkrétnemu dňu.

Ja si potom tieto údaje exportujem a ďalej spracujem. Bez systému by som to musela počítať ručne – deň po dni.

V čom je ešte automatizácia prínosná?

Mária:  Fingera umožňuje:

• definovať vlastné typy absencií (napr. sick day) a nastaviť, ako sa majú správať pri výpočte mzdy (či sú platené ako práca alebo ako dovolenka),
• pracovať s fondmi nárokov.

To je veľmi dôležité, pretože nie všetko sa riadi zákonníkom práce – niektoré vecí je interné pravidlo firmy.

Sú aj oblasti, kde je stále potrebná manuálna kontrola?

Mária:  Určite áno. Napríklad:

• kontrola, či zamestnanec správne čerpal typ absencie,
• špecifické firemné pravidlá (napr. podmienky čerpania benefitov),
• opravy spätne (tie systém automaticky neprepočíta).

Tiež napríklad pri príspevku na stravovanie – keď ho vyplácame vopred a zamestnanec odíde, musím to ručne dopočítať a upraviť.

Ako je to pri príchode nových zamestnancov, odchode z firmy alebo zmene úväzku?

Mária:  To je komplikovanejšie. Napríklad pri zmene úväzku:

• vzdy  musíme vytvoriť nový profil zamestnanca,
• nastaviť pre neho nové fondy,
• starý profil archivovať.

Je to kvôli správnemu výpočtu nárokov a fondov. Inak by systém počítal všetko ako jeden kontinuálny pracovný pomer a výsledky by nesedeli.

Ako hodnotíte Fingera celkovo?

Mária:  Je to veľmi dobrý nástroj, najmä na:

• evidenciu dochádzky,
• výpočet nárokov (napr. stravné),
• prípravu podkladov pre mzdy.

Samozrejme, niektoré veci si stále vyžadujú manuálnu kontrolu, ale bez takéhoto systému by bola práca s mzdami extrémne časovo náročná.

_________

Z pohľadu praxe prináša Fingera pri spracovaní miezd najmä:

• presnú evidenciu dochádzky a absencií,
• automatizovaný výpočet nárokov (napr. stravné),
• automatizácia prenosu dát a eliminácia chybovosti pri manuálnej práci,
• flexibilitu pri nastavovaní firemných pravidiel.

Zároveň však zostáva dôležitá kontrolná úloha účtovníka – najmä pri špecifických situáciách a legislatívnych požiadavkách.