Automatizace se může dotknout také zaznamenávání docházky a činností, které s ní úzce souvisejí. Moderní docházkové systémy naštěstí nabízejí řadu výhod, které zmírní byrokracii v každé firmě. Které to jsou?
Zjednodušení evidence docházky
Pomačkaný papírový sešit, propiska na provázku, povinnost zapsat se ráno a zase se večer odepsat – scéna jako z retro filmu, ale v některých firmách je takovýto docházkový systém stále realita.
Docházkový sešit je nejen zastaralý, ale také nepraktický. Vytváří prostor pro malé podvody a nedorozumění při evidenci. Představuje více práce pro účetního i personalistu, kteří potřebují dostat všechna data ze sešitu do digitální podoby.
Díky moderním docházkovým online systémům se procesy ve velkém zjednoduší. Nejenže zaznamenávají příchod a odchod z pracoviště, ale mají možnost volby při dalších odchodech, například na oběd či na přestávky.
Pokud nadřízený nebo další oprávněná osoba potřebuje mít rychle přehled o docházce zaměstnance za určité období, v online systému to není problém. Kromě toho také vidí, kolik dovolené pracovníkovi zbývá, přesnou dobu jeho přesčasů, kolik využil home officeů nebo sick dayů. Ke svým informacím má samozřejmě přístup i zaměstnanec a může si tak pravidelně sledovat svoji docházku i stav dovolené.
Zrychlení schvalování dovolené
Co všechno musí zaměstnanec podstoupit při schvalování volna, pokud není proces automatizovaný? Ověřit si počet zbývajících dní dovolené (buď na výplatní pásce nebo přímo u personalisty), vyplnit dovolenkový lístek, nechat ho podepsat a odevzdat nadřízenému nebo HR manažerovi. Odtud se lístek dostane k účetnímu, který jej manuálně zapracuje do docházkového a mzdového systému – zdlouhavé, komplikované, pracné. Nehledě na to, že „papírek“ se snadno ztratí.
Takovýto systém už může být jednoduše minulostí. Implementace schvalovacího systému zajistí, že zaměstnanci bude stačit pár kliknutí a žádost o dovolenou je podaná. Platí to také v případě lékařského vyšetření, žádosti o home office či sick day a dalších nepřítomností. To všechno jde v komplexním docházkovém systému provést také přes mobil.
Výhodné je to i pro nadřízeného. Ten je na novou žádost upozorněný emailem. Okamžitě jí tak může schválit nebo zamítnout pohodlně, rychle a online.
Zefektivnění práce manažerů a účetních
Dobrý vedoucí pracovník by se měl zaměřovat především na vedení a vzdělávání lidí, organizaci a odbornou stránku svojí práce. Administrativa spojená s jeho pozicí by ho měla zatěžovat co nejméně. Kvalitní docházkový systém mu umožňuje mít neustále a kdekoliv přehled o odpracovaných časech, přesčasech, volnech a jiných potřebných informacích o jeho podřízených. Díky cloudové technologii si vše vyřídí i ze svého mobilního telefonu. Vyhne se papírování a může se soustředit na svou práci.
Podobně na tom jsou i účetní. Sofistikovaný docházkový systém má totiž i tu výhodu, že ho lze propojit s většinou účetních softwarů. Potřebná data se tak do systému „překlopí“ a účetní je nemusí zdlouhavě přepisovat nebo kopírovat. Práce účetního je tak efektivnější a minimalizují se chyby.
Všechny tyto vlastnosti v sobě spojuje docházkový a přístupový systém Fingera, nyní také se schvalovacím systémem. Jeho implementací snížíte byrokratickou zátěž, zlepšíte pracovní prostředí a snížíte finanční náklady, a tím zvýšíte vás komfort.