Zvyšte svou produktivitu pomocí jednoduchého a přesného výkazu práce

Moderní technologie nám umožňují sledovat, řídit a optimalizovat pracovní dobu zaměstnanců přesněji a efektivněji. Elektronický pracovní výkaz je dnes nepostradatelným nástrojem v každé firmě.

Co je to výkaz práce?

Jde o přehledný dokument zaznamenávající pracovní dobu zaměstnanců. Nejčastěji obsahuje výkaz práce informace o příchodech, odchodech a přestávkách během pracovního dne a celkovém počtu odpracovaných hodin. Poskytuje tak komplexní přehled o evidenci docházky vašich zaměstnanců a plnění pracovní doby. Výkaz práce lze vést v různých intervalech, například jako denní, týdenní či měsíční výkaz práce.

Pojem „výkaz práce“ je často zaměňován s pojmem „pracovní výkaz zaměstnance“. Ten však obvykle označuje pouze evidenci docházky, tedy od kdy byl zaměstnanec v práci a kdy skončil. Přesná legislativní definice ani jednoho z těchto pojmů neexistuje. Obecně je ale výkaz práce chápán v širším smyslu a může obsahovat i další údaje, například konkrétní činnosti, které zaměstnanec vykonal.

Co musí výkaz práce obsahovat?

Podle § 96 odst. 1 zákoníku práce (zákon č. 262/2006 Sb.) je zaměstnavatel povinen vést u každého zaměstnance:

• evidenci s vyznačením začátku a konce odpracované směny, práce přesčas, noční práce, doby v době pracovní pohotovosti;
• pracovní pohotovosti, které zaměstnanec držel.

Výkaz práce často obsahuje také položky, které sice ze zákona povinné nejsou, ale pro zaměstnavatel i zaměstnance jsou užitečné. Může jít například o popis vykonané činnosti a úkolů, přestávky a pauzy, místo výkonu práce, poznámky zaměstnance i schvalovatele či typ aktivity, jako je práce v kanceláři, home office, školení či služební cesta.

Pro moderní firmy je důležité, pokud jsou výkazy práce přehledné a průkazné, protože podle zákoníku práce by měl zaměstnavatel zaměstnanci kdykoliv umožnit nahlédnout do jeho účtu pracovní doby a účtu mzdy a pořizovat si z nich výpisy. Pro zaměstnavatele i zaměstnance je tak výhodný moderní způsob evidence odpracované doby prostřednictvím elektronických docházkových systémů.

K čemu slouží výkaz práce zaměstnance?

Výkaz práce zaměstnance pomáhá firmám zjednodušit administrativu a zajistit přehled o reálně odpracovaném čase. Aby to tak ale opravdu bylo, musí být systém intuitivní a spolehlivý. Právě ve chvíli, kdy firma potřebuje efektivní evidenci, neocenitelným pomocníkem se stává digitální výkaz práce zaměstnance. 

Zajišťuje nejen vedení docházky, přestávek či schvalování práce, ale i podrobný výkaz práce během home office, přesčasů, návštěvy lékaře a dovolené. Všechny tyto ze zákona povinné i nepovinné položky se pak objeví v konečném výkazu práce.

Různé formy výkazu práce

Existují různé formy výkazů práce, včetně tradičního papírového formátu a moderních elektronických systémů, jako je například docházkový systém Fingera. Jednotlivé formy výkazů práce mohou zahrnovat různé způsoby sledování a evidence pracovní doby zaměstnanců.

Papírový výkaz práce: Tradiční forma, kdy zaměstnanci ručně zaznamenávají své příchody a odchody do sešitů či předtištěných formulářů.

Elektronický výkaz práce:  Zaměstnanci používají elektronické systémy pro záznam své pracovní doby. Může se jednat o docházkové mobilní aplikace nebo počítačová softwarová řešení.

Biometrický výkaz práce:  Využívá biometrické údaje (např. otisky prstů, tváře atd.) k ověření totožnosti zaměstnance při jeho příchodu a odchodu.

Cloudový výkaz práce:Docházkové údaje jsou uloženy v cloudu, což umožňuje přístup k nim z libovolného místa s připojením k internetu.

Integrovaný výkaz práce: Jsou součástí integrovaných systémů, které zahrnují další procesy, jako je docházkový systém, schvalovací systém atd.

Automatizovaný výkaz práce: Systémy s automatizovaným sledováním příchodů a odchodů zaměstnanců, kde se údaje zaznamenávají automaticky bez nutnosti ručního zadávání.

Existují také kombinované výkazy práce, které umožňují elektronické, biometrické i automatizované pracovní výkazy, jako je například docházkový Fingera. Výběr správného formátu závisí na velikosti podniku, potřebách zaměstnanců a preferencích vedení.

Papírový vs. digitální výkaz práce

I přes všudy přítomnou digitalizaci firemních procesů, řada společností stále používá papírovou evidenci odpracovaných hodin. Ta však představuje:

• časovou náročnost při přepisování fyzických záznamů do mzdového systému,
• vyšší chybovost způsobenou ručním přepisováním a nečitelností záznamů,
• možnost manipulace se záznamy;
• problémy s archivací a riziko ztráty starších záznamů. 

V praxi jsou tak papírové výkazy práce pro zaměstnavatele nevýhodné a pro zaměstnance zcela nepřehledné nebo dokonce nedostupné, což je porušením zákoníku práce.  

Na rozdíl od papírových záznamů, digitální výkaz práce:

• eliminuje chyby i podvody,
• urychluje schvalování práce a různých docházkových aktivit, 
• zlepšuje sledování času,
• usnadňuje řízení pracovních procesů,
• je také přehledný a spravedlivý.

Komplexní digitální systém pro vykazování práce Fingera má také další výhody. Umožňuje například exportovat výkaz práce do excel tabulky pro další využití personálním nebo účetním oddělením. Export je možný automaticky podle osoby, skupiny i data. Můžete si tak exportovat nejen měsíční výkaz práce, ale i denní či týdenní. Nic není třeba přepisovat, ani kopírovat. 

Fingera také umožňuje vedení odpracované doby nejen prostřednictvím fyzických terminálů přímo na pracovišti, ale také webového rozhraní či mobilní aplikace. Výkaz práce je tak možné jednoduše doplňovat odkudkoli a kdykoli, což ocení především lidé pracující v terénu či z domu.

Fingera: Evidence docházky a výkaz práce na vyšší úrovni

Fingera je spolehlivé řešení pro evidenci docházky a odpracovaného času. Umožňuje sledování příchodů, odchodů, přestávek i přesčasů a dalších aktivit. Díky automatizaci záznamů a intuitivnímu rozhraní máte měsíční, týdenní i denní výkaz práce k dispozici na pár kliknutí. Získáte tak přísný a spravedlivý přehled skutečně odpracovaného času, který ocení manažeři lidských zdrojů i zaměstnanci.