Proč by měla firma mít docházkový systém?

Petře, jaký je na základě vašich zkušeností minimální počet zaměstnanců, při kterém doporučujete začít s evidencí docházky?

Z pohledu zákona musí zaměstnavatel evidovat pracovní dobu už od jednoho zaměstnance. V praxi tak řada firem začíná zapisováním docházky do sešitů, v lepším případě do excelových tabulek. Tento způsob může fungovat u mikropodniků (do 10 osob) nebo rodinných firem, ale při vyšším počtu zaměstnanců se stává neefektivním a neudržitelným. Naše nejmenší firma, která využívá docházkový systém, má 3 zaměstnance.

Proč přestává jednoduchá evidence docházky fungovat?

V malém kolektivu má jednatel firmy často přehled o tom, kdo je na pracovišti a jak si plní své úkoly. Při větším počtu zaměstnanců se ale kontrola stává složitější. Docházkový systém zároveň zajišťuje spravedlnost – neupřednostňuje žádného zaměstnance a zaznamenává pouze přesné časy příchodu a odchodu. To eliminuje nepřesnosti a zajišťuje stejná pravidla pro všechny.

Fingera je dostupná z mobilu, tabletu i PC

Je možné docházkový systém obejít?

To záleží na použité technologii. Při RFID kartách existuje riziko, že si je zaměstnanci budou mezi sebou půjčovat. Biometrický systém však eliminuje podvody téměř na 100 %.

Docházka pomocí otisků prstů je spolehlivá, protože zaměstnanec nemůže použít cizí prst. Při rozpoznávání tváře jsme se v praxi setkali s pokusy obejít systém pomocí fotek na mobilních telefonech nebo dokonce vytištěných obrázků. Proto má docházkový systém Fingera funkci Liveness Detection, která dokáže rozpoznat, zda se jedná o skutečnou osobu, nebo o podvrh.

Je biometrie opravdu tak přesná, jak se o ní říká?

Biometrické systémy jsou právem považovány za nejpřesnější na světě, protože eliminují lidské chyby a zneužití tradičních metod identifikace. Fingera nabízí cenově dostupné a flexibilní řešení pro firmy všech velikostí a z různých odvětví.

V některých případech je biometrie nejen nejpřesnější, ale i jedinou možnou volbou z několika důvodů:

– hygiena – klíčová zejména v gastronomii, kde je důležité minimalizovat kontakt s povrchy;

– jednoduchost používání – nepostradatelná na stavbách a ve výrobě, kde jiné systémy neposkytují dostatečnou spolehlivost.

Ukázka funkce detekce živosti v docházkovém systému Fingera

Docházkový systém znamená další náklady. Proč by si ho měla pořídit i malá firma?

Naopak, docházkový systém firmě šetří peníze hned v několika oblastech.

– Úspora času pro HR a účetní: Ruční zpracování docházky může trvat několik dní, zatímco automatizace tento proces výrazně urychluje.

– Eliminace podvodů a neefektivního využívání pracovní doby: Například sledování kuřáckých přestávek. Pokud má firma 10 zaměstnanců, může měsíčně ušetřit až 35 000 CZK jen díky jejich lepší evidenci.

– Zvýšení bezpečnosti na pracovišti: V případě nouzové evakuace nebo pracovního úrazu mají vedoucí pracovníci okamžitý přehled o tom, kdo se nachází v budově.

Je hlavním důvodem zavedení docházkového systému kontrola zaměstnanců?

Řada lidí si to myslí, ale já bych to nazval spíše informovaností. Vedoucí pracovník má v případě potřeby okamžitý přehled o počtu lidí na pracovišti. Docházkový systém však přináší mnohem více než jen kontrolu: automatizuje procesy, zajišťuje spravedlivé podmínky pro všechny zaměstnance a zvyšuje bezpečnost.

Jedním z klíčových prvků je také schvalovací systém, který usnadňuje komunikaci mezi zaměstnanci a nadřízenými a pomáhá s evidencí pracovního času. Veškeré žádosti o dovolenou, home office či jiné události lze spravovat přímo přes webové rozhraní nebo mobilní aplikaci, což zefektivňuje administrativu a šetří čas.

A jak už jsem zmínil, v krizových situacích mohou být tyto informace zásadní.

Zavedení docházkového systému není jen administrativní krok, ale strategická investice do efektivity, spravedlnosti a bezpečnosti firmy. Také malé podniky mohou díky automatizaci ušetřit čas i peníze a získat lepší přehled o pracovní době svých zaměstnanců. Biometrická technologie navíc zajišťuje spolehlivost a eliminuje chyby či zneužití tradičních metod.

V konečném důsledku tak moderní docházkový systém přispívá nejen k hladšímu chodu firmy, ale také k větší spokojenosti zaměstnanců i zaměstnavatelů.