Rozhovor s Máriou Skopíkovou, Payroll & Controlling Specialist ve společnosti Innovatrics
Zpracování mezd je nedílnou součástí fungování každé firmy. Zahrnuje kontrolu docházky, absencí, nároků i legislativních podmínek. Jak v tomto procesu pomáhá Fingera? Povídali jsme si s účetní Máriou, která ho využívá v každodenní praxi.
Jak vypadá proces zpracování mezd ve vaší firmě?
Mária: Na zpracování mezd mám přibližně týden každý měsíc. Fingeru používám jako hlavní zdroj dat o docházce – eviduje přítomnost, absence, dovolené i specifické události. Na konci měsíce si z Fingery vyexportuji údaje do Excelu a následně je importuji do mzdového systému (Pohoda). Tam se mzdy vygenerují a já dělám kontrolu – porovnávám, zda údaje sedí.
Co konkrétně kontrolujete?
Mária: Kontroluji hlavně:
- dovolené,
- neschopenky (PN),
- absence,
- odpracované hodiny.
Porovnávám zůstatky fondů ze systému Fingera s tím, co vygeneruje mzdový systém. Kontrolu dělám po skupinách zaměstnanců a musí sedět přesně „na číslo“. Stačí malá odchylka a musím zpětně dohledávat, kde vznikla chyba.
V čem vám Fingera nejvíc pomáhá?
Mária: Největší výhoda je, že:
- mám všechna data o docházce na jednom místě,
- systém umí přesně rozlišit, co se považuje za odpracovaný čas a co ne,
- výrazně mi zkracuje manuální počítání.
Například u stravného: Fingera přesně ví, za který den vzniká nárok – podle odpracovaného času a typu události.
Můžete to vysvětlit na příkladu stravného?
Mária: Ano. Nárok na příspěvek na stravování vzniká například až po odpracování více než 4 hodin. Fingera:
- automaticky vyhodnotí, zda byla podmínka splněna,
- zohlední i výjimky (např. pracovní cesta – pracuješ, ale nárok nevzniká),
- přiřadí nárok ke konkrétnímu dni.
Já si pak tyto údaje vyexportuji a dále zpracuji. Bez systému bych to musela počítat ručně – den po dni.
V čem je ještě automatizace přínosná?
Mária: Fingera umožňuje:
- definovat vlastní typy absencí (např. sick day) a nastavit, jak se mají chovat při výpočtu mzdy (zda jsou placené jako práce nebo jako dovolená),
- pracovat s fondy nároků.
To je velmi důležité, protože ne vše se řídí zákoníkem práce – některé věci jsou interním pravidlem firmy.
Jsou i oblasti, kde je stále potřeba manuální kontrola?
Mária: Určitě ano. Například:
- kontrola, zda zaměstnanec správně čerpal typ absence,
- specifická firemní pravidla (např. podmínky čerpání benefitů),
- opravy zpětně (ty systém automaticky nepřepočítá).
Také například u příspěvku na stravování – když ho vyplácíme předem a zaměstnanec odejde, musím to ručně dopočítat a upravit.
Jak je to při příchodu nových zaměstnanců, odchodu z firmy nebo změně úvazku?
Mária: To je komplikovanější. Například při změně úvazku:
- vždy musíme vytvořit nový profil zaměstnance,
- nastavit pro něj nové fondy,
- starý profil archivovat.
Je to kvůli správnému výpočtu nároků a fondů. Jinak by systém počítal vše jako jeden kontinuální pracovní poměr a výsledky by neseděly.
Jak hodnotíte Fingeru celkově?
Mária: Je to velmi dobrý nástroj, zejména pro:
- evidenci docházky,
- výpočet nároků (např. stravné),
- přípravu podkladů pro mzdy.
Samozřejmě, některé věci si stále vyžadují manuální kontrolu, ale bez takového systému by byla práce s mzdami extrémně časově náročná.
Z pohledu praxe přináší Fingera při zpracování mezd zejména:
- přesnou evidenci docházky a absencí,
- automatizovaný výpočet nároků (např. stravné),
- automatizaci přenosu dat a eliminaci chybovosti při manuální práci,
- flexibilitu při nastavování firemních pravidel.
Zároveň však zůstává důležitá kontrolní role účetní – zejména u specifických situací a legislativních požadavků.